企業(yè)一般都會設(shè)多個部門，但是，卻從來沒見哪個企業(yè)組織進行過完整規(guī)范的部門職能設(shè)計，大多企業(yè)都只有一張組織關(guān)系圖就認為組織規(guī)劃完成了，至于什么是部門的正確職能、各部門到底應(yīng)該發(fā)揮怎樣的職能作用、又應(yīng)該配備什么樣的崗位就任由部門自己發(fā)揮，部門主管能力強的發(fā)揮就好一點，但因為大多部門都缺乏對部門職能的正確認知，老板也是根本不知職能為何物，最后是所有部門都無法發(fā)揮，最后是整體流程受阻，組織效率低下。
職能是一個機構(gòu)應(yīng)該發(fā)揮的作用和功能，它必須是依據(jù)組織發(fā)展戰(zhàn)略來設(shè)計的，而不是憑各部門自己想出來的。在組織流程中，既然設(shè)立了一個部門，就必須賦予這個部門“正確的職能”，這種職能是一個企業(yè)發(fā)展必備的基礎(chǔ)職能，也是這個部門機構(gòu)存在的前提。 一個部門果如不能正常并獨立地發(fā)揮這種職能作用，企業(yè)整體運行流程必定阻塞，企業(yè)的正常發(fā)展必定受阻，該部門的存在就會失去任何意義。
比方說，一個企業(yè)的品管部，它必須具備品質(zhì)意識和理念提升、品保體系建立與運行維護、品質(zhì)制度和流程完善等等十項基礎(chǔ)管理職能，但是，大多企業(yè)的品質(zhì)部卻只能發(fā)揮“品質(zhì)檢驗和稽查”這一項職能，而所有人都知道品質(zhì)不是檢驗出來的，所以，該企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量肯定好不到哪里去。這個品質(zhì)部的地位也一定非常低下。再比方說一家企業(yè)的技術(shù)開發(fā)部，它必須具有產(chǎn)品調(diào)研與分析、新產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品試制檢測、標準化制訂等多項功能，但是，很多企業(yè)的技術(shù)部都只發(fā)揮了產(chǎn)品開發(fā)這一項職能，象產(chǎn)品工藝標準、質(zhì)量標準、材料標準、作業(yè)規(guī)范制訂等職能都無從發(fā)揮所以，只能憑各部門自己去摸索、去搞“二次開發(fā)”，這就必定導(dǎo)致生產(chǎn)流程混亂、生產(chǎn)效率低下。這是因為：這兩個部門都只從發(fā)揮了十分之一的功能作用，其他的十分之九的職能缺失就導(dǎo)致了整體效率低下。
部門職能還是崗位設(shè)置和責(zé)任劃分的依據(jù)，先有職能才后職責(zé)。組織職能可以說是一個部門的集體責(zé)任，它必須是由多個職位來承擔(dān)的，比方說，我需要“多少個、什么樣”的崗位才能讓部門職能充分發(fā)揮？這就是崗位設(shè)置的基礎(chǔ)。沒有明確的部門職能設(shè)計，你的崗位是沒法合理設(shè)置的。既然崗位設(shè)置都沒解決，你的職責(zé)又怎樣劃分？要是連基本的職責(zé)劃分都做不到，這就更加劇了組織管理的混亂。
職能既然是一個部門的集體責(zé)任，也就是考核一個部門整體績效的主要依據(jù)，所以，組織職能設(shè)計完成后，還必須對職能進行管理，確保各項職能得以正常發(fā)揮。各部門如果不能正常發(fā)揮職能作用的，將被視為“職能缺失”。職能缺失就是管理者的不作為，也是對其他部門的一種不尊重，必定會妨礙其他部門的正常運作，因能力不夠或者管理不力導(dǎo)致部門職能缺失而影響公司整體運營的，公司可以對部門最高主管進行責(zé)任追究.
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